Erfahre, wie du Teammitglieder hinzufügen, bearbeiten und entfernen kannst.
Als Besitzer oder Manager von Collaboard Basic und höher kannst du dein Team verwalten und Lizenzen zuweisen oder entfernen.
Mitglieder hinzufügen oder einladen
Unabhängig davon, auf welchem Weg du neue Mitglieder zu Ihrem Team hinzufügst, du wirst zunächst immer Nutzer einladen. Das heißt, sie müssen deine Einladung aktiv annehmen (auf den von dir freigegebenen Link klicken).
Wenn du jedoch sicherstellen möchtest, dass bestimmte Nutzer aktive Mitglieder Deines Teams werden, kannst du sie zunächst per E-Mail einladen → sie werden in der Mitgliederliste als ausstehende Mitglieder geführt, und dann manuell zu aktiven Mitgliedern machen. Auf diese Weise können sie von der Lizenz profitieren, ohne jemals eine Einladung angenommen zu haben.
Klicke auf die Registerkarte „Team“, um zu deinem Team-Dashboard zu gelangen. Wenn du einen neuen Nutzer hinzufügen möchtest, klicke bitte auf „Mitglieder einladen“.
Du kannst nun wählen, ob du einen öffentlichen Link teilen oder deine Mitglieder per E-Mail einladen möchtest
Option 1: Öffentlicher Link
Der öffentliche Link kann mit jedem per E-Mail, Messenger, Teams, Slack, Rocket Chat oder ähnlichem geteilt werden. Der Link kann jederzeit entfernt und damit deaktiviert werden.
Ergebnis
Jeder, der auf diesen Link klickt, wird sofort als aktives Mitglied zu deinem Team hinzugefügt und erhält eine Lizenz..
Nur der angezeigte Link ist aktiv und kann verwendet werden, um Mitglieder zu deinem Team hinzuzufügen. Alle anderen Links sind inaktiv.
Option 2: E-Mail-Einladungen
Gib die E-Mail-Adressen ein oder kopiere die Adresse.
Du kannst auch Zellen aus einer Tabellenkalkulation wie Excel oder OpenOffice kopieren und sie einfach in das Textfeld einfügen. Bestätige mit „Enter“.
Um einzelne Mailadressen einzufügen gib die Mailadresse ein und bestätige mit Eingabe, Leertaste, oder Komma.
Ergebnis
Eingeladene Nutzer werden als ausstehend in der Liste erscheinen. Nachdem sie deine Einladung angenommen haben (sie haben den Einladungslink geklickt), werden sie automatisch aktive Mitglieder.
Ausstehende Mitglieder verbrauchen eine Lizenz!
Nutzer importieren
Lade ein file hoch oder platziere es per Drag und Drop auf der dazu bestimmten Fläche. Klicke dann auf "Fortfahren". Hier ist eine Beispieldatei.
Klicke auf Import.
Ergebnis
Eingeladene Nutzer werden als ausstehend in der Liste erscheinen. Nachdem sie deine Einladung angenommen haben (sie haben den Einladungslink geklickt), werden sie automatisch aktive Mitglieder.
Ausstehende Mitglieder verbrauchen eine Lizenz!
Mitglieder entfernen
Nutze das Drei-Punkte-Menü oder die Sammelaktion.
Entferne den Nutzer. Die Nutzer werden ihre Lizenz sofort verlieren. Sie werden überdies der Liste der freien Nutzer hinzugefügt, wenn sie zu deinem Tenant gehören.
Lister der Mitglieder und der Freien Nutzer
- Es gibt eine Liste für Mitglieder. Diese verbrauchen eine Lizenz und profitieren von allen enthaltenen Funktionen.
- Es gibt eine weitere Liste für freie Nutzer (registrierte Benutzer, aber ohne eine Lizenz). Wenn es freie Benutzer gibt, die zu deinem Tenant gehören, dann werden sie in dieser Liste angezeigt.
Liste der Mitglieder
Filter
- Der Filter nutzt die ENTHÄLT Logik und durchsucht alle Tabellenspalten
- Gefilterte Ergebnisse können bearbeitet werden und sind für Sammelaktionen zugänglich
- Die Funktion Exportieren ignoriert den Filter und gibt immer alle Nutzer der Liste zurück
- Die Liste der Mitglieder und die Liste der Freien Nutzer haben separate Filter
Nutzerliste im csv Format exportieren
Zur externen Weiterverarbeitung kann die Nutzerliste als csv exportiert werden.
Status
Es gibt drei Status:
Diese können für jedes Mitlglied zu jeder Zeit geändert werden.
| Status | Bedeutung | Aktionen |
| Ausstehend |
Nutzer, die die Emaileinladung noch nicht angenommen haben. erscheinen als ausstehend. |
aktivieren |
| Aktiv |
Aktive Mitglieder. Sie können alle im Abo enthaltenen Funktionen nutzen.Entsprechend ihrer Rolle haben sie mehr oder weniger Rechte in der Verwaltung des Abos und des Teams. |
deaktivieren |
| Inaktiv |
Kann genutzt werden, um Nutzern temporär die Lizenz zu entziehen ohne sie aus dem Team zu entfernen. Nützlich, um Unternehmensprozesse abzubilden. |
aktivieren |
Du kannst Mitglieder zu jeder Zeit aktivieren oder deaktivieren.
Alle Nutzer der Liste, egal in welchem Status sie sich befinden, verbrauchen eine Lizenz!
Rollen
Es gibt drei verschiedene Rollen innerhalb der Teamverwaltung:
| Role | Meaning |
| Mitglied | Standard Rolle für alle Mitglieder des Teams. Mitglieder haben keinen Zugang zur Teamverwaltung und den Einstellungen des Abos. Sie können allen anderen Funktionen des Abos nutzen. |
| Manager | Alle Funktionen des Mitglieds + Teamverwaltung und Einstellungen des Abos
|
| Besitzer |
Alle Manager Rechte. Ein Abo MUSS immer mindestens einen Besitzer haben. |
Liste der Freien Nutzer
Hier sind alle freien Nutzer gelistet, die mit deinem Tenant verknüpft sind.
- Du kannst sie deinem Team hinzufügen/ einladen
- Du kannst die Liste als csv exportieren
- Du kannst du Liste filtern
- Freie Nutzer belegen keine Lizenz
- Mitglieder, denen du die Lizenz entzogen hast, werden in der Liste der freien Nutzer angezeigt, wenn sie zu deinem Tenant gehören
Du vermisst freie Nutzer in der Liste?
Diese haben sich vermutlich nicht über die Tenant Login Seite registriert und gehören daher nicht zu deinem Tenant.
Bitte kontaktiere uns.
Nutzer verwalten
Du kannst einzelne Nutzer verwalten oder aber die Sammelaktionen nutzen, um mehrere Nutzer gleichzeitig zu editieren.
Nutzer bearbeiten
Du kannst alle Nutzer bearbeiten.
Einladung erneut versenden
Wird nur für Mitglieder im Status ausstehend angezeigt. Die Einladung wird erneut versendet.
Nutzer entfernen
Entferne den Nutzer aus deinem Team. Die Lizenz wird nun wieder frei und die Nutzer erscheinen in der Liste der Freien Nutzer, wenn sie zu deinem Tenant gehören.
Sammelaktionen
Aktiviere Sammelaktionen über die Checkboxen:
Klicke nun auf Sammelaktionen:
Hier findest du weitere FAQ zum Thema Teamverwaltung.