In Collaboard gibt es drei zentrale Nutzerarten: Gastnutzer, kostenfreie registrierte Nutzer und lizenzierte Nutzer. Jede Nutzerart bringt unterschiedliche Rechte und Einsatzmöglichkeiten mit sich. Dieser Guide hilft Dir, die richtige Entscheidung zu treffen – je nach Use Case, Zielgruppe und Zusammenarbeitsszenario.
👤 Gastnutzer – Ideal für spontane, externe Zusammenarbeit
Was ist ein Gastnutzer?
Ein Gastnutzer ist jemand ohne Collaboard-Konto, der über einen Einladungslink, direkter E-mail Einladung oder QR-Code Zugang zu einem Board erhält. Er benötigt keine Registrierung.
Typische Einsatzszenarien:
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Externe Teilnehmer in Workshops, Meetings oder Schulungen
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Kunden, Partner oder Bürger in Beteiligungsprozessen
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Schnelles Feedback zu Inhalten auf dem Whiteboard
Vorteile:
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Kein Account notwendig → einfacher Zugang
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Perfekt für einmalige Zusammenarbeit mit der Möglichkeit Boards anzuschauen und Inhalte zu editieren
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Schnelle Einbindung externer Stakeholder
Grenzen:
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Nur Zugriff auf freigegebene Boards
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Keine Speicherung eigener Boards
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Kein Zugriff auf persönliche Bereiche oder Vorlagen
- Kann nicht in Kommentaren erwähnt werden
- Kann keine Aufgabe zugewiesen werden
- Aktivitäten auf dem Board werden nach dem Verlassen des Boards anonymisiert
Wann sinnvoll?
✅ Wenn es schnell gehen muss
✅ Wenn Personen nur temporär beteiligt sind
✅ Wenn kein Account notwendig ist oder eine anonyme Verwendung gewünscht ist.
🆓 Kostenfreier registrierter Nutzer – Gut für interne Tests & kleine Teams
Was ist ein kostenfreier Nutzer?
Ein registrierter Nutzer mit einem kostenlosen Konto. Dieser kann sich bei Collaboard einloggen und einige Funktionen dauerhaft nutzen.
Typische Einsatzszenarien:
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Erste Schritte mit Collaboard
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Kleinprojekte mit wenigen Personen
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Teilnahme an Workshops, Trainings und Meetings
Vorteile:
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Eigene Boards (max. 3 Stück) können erstellt werden
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Einladungen von bis zu 5 anderen Nutzern pro Board
- Boardübersicht der eigenen Boards und die zu denen man eingeladen wurde
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Zugang zu vielen Grundfunktionen
- Kann in Kommentaren erwähnt werden
- Kann eine Aufgabe zugewiesen werden
- Kann sich via Single Sign-On anmelden (wenn das Unternehmen eine Enterprise Lizenz von Collaboard hat)
- Anwendung von Branding, kundenspezifischen Sicherheitseinstellungen (wenn das Unternehmen eine Advanced oder Enterprise Lizenz hat)
Grenzen:
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Begrenzte Anzahl an Boards und Einladungen
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Keine erweiterten Funktionen (z. B. Aufgaben-Modul, Moderationsfunktionen, Zugang zu Räumen)
- Kann nicht Räumen hinzugefügt werden.
Wann sinnvoll?
✅ Wenn Nutzer Collaboard ausprobieren wollen
✅ Für einfache Anwendungsfälle mit kleinen Gruppen
✅ Für regelmässige Verwendung von Collaboard als aktiver Teilnehmer mit der Möglichkeit Boards anzuschauen und Inhalte zu editieren(z.B.Workshops,Trainings,Meetings und Projektteams)
Lizenzierte Nutzer – Für professionelle und intensive Nutzung
Was ist ein lizenzierter Nutzer?
Ein vollwertiger Nutzer mit einer aktiven Collaboard-Lizenz. Er hat Zugriff auf alle Funktionen und kann Boards unbegrenzt erstellen und teilen.
Typische Einsatzszenarien:
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Interne Projektarbeit, Workshops, Moderation, Meetings
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Schulungen, Feedbackrunden, Strategieplanung
Vorteile:
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Unbegrenzte Boardanzahl
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Zugriff auf alle Features, z. B. Aufgabenmodul, Moderationsfunktionen, Räume, Aktivitätenlogbuch, erstellen von Versionen von Boards
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Einladung unbegrenzt vieler Gäste
Wann sinnvoll?
✅ Für Power-User und Teamleiter
✅ Für regelmässige Verwendung von Collaboard